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不畏疫情掌好印
--企业办公室印章管理记事
来源: 发布时间:2020-03-02
  

  一手抓疫情防控,一手抓复工复产是春节假期后的工作主基调,为落实国资委、冶金地质总局做好疫情防控、积极推进企业复工复产的安排部署,企业办公室于2月3日复工前安排企业所有员工下载安装钉钉应用App,为疫情防控工作及开展网上办公做好了准备。大多数办公流程可以网上操作,但公章管理具有特殊性,除审批和电子签章可以网上办理,大部分业务需要纸质文件盖章,用章管理这个平时看来容易操作的工作,在疫情期间却成了接触人员最多、交叉感染风险最大的一项工作。如何做好疫情期间用章管理,办公室人员出实招、办实事、讲风格,为企业生产经营正常运转提供了有力的保障。

开启网上用章审批

  复工前期,办公室王玉春主任就早早做好用章网上审批流程测试,按用章审核程序细化了用章审批分类,分为部门用章、分企业日常用章、投标用印、承包项目用印、分包合同用印等。从用章人员网上发起用章审批申请开始,经用章部门负责人、相关主管审核部门、主管领导等签字审批到提交到总经理办企业审核、抄送印章管理人员,最快几分钟就能走完审批流程,比网下办理更加便捷、高效。
灵活设定用章地点
  由于疫情防控启动了一级响应,企业所在顺义区冶金地质产业园区及职工所居住小区都实行了封闭式管理,人员进出要办理出入证、工作证明并有出入次数和时间的限制。为做好疫情防控,减少人员流动,且能满足用章需求,用章地点安排两处:一是顺义冶金地质产业园区中基发展企业总经理办公室,印章管理人员李洁华同志值班时在这里用章,她会提前QQ上或钉钉里通知。二是在中基发展企业燕郊基地后勤档案室,这里是日常用章地点。这两处办公地点人员车辆出入都有登记,便于疫情防控管理。

用章过程慎防疫

  积极采用网上电子用章。新冠病毒肺炎疫情传播途径主要是飞沫传播和接触传播感染,为减少人员流动及感染机率,所需用章文件资料能使用电子印章的就使用电子印章,只需用章人员将所需盖章文件网上发送给王玉春主任或李洁华同志,加盖好电子印章之后,在将文件网上发回用章人员即可。
  对于外联单位人员用章,为减少与外来人员接触,要求所有外来用章人员不得进入企业院内,一律在门口等候,由各分企业用章经办人将文件拿到用章地点,加盖印章完成后由用章经办人送给等候人员,之后做好印章及办公用品和办公环境的消毒工作。
对于日常企业内部人员用章,每次印章使用后,也及时做好印章和办公用品的消毒。

想方设法保用章

  自复工开始,李洁华同志基本上每天都在后勤上班,有时到企业值班,勘察院用章最频繁的同志开玩笑说“我钉上你了”。
复工初期,由于后勤档案室办公条件简陋,年前清点档案交接临时放置在这边一个老旧笔记本电脑和一台打印机,开始还能打印工作证明、登记表格等,后来打印机也没了墨粉,正赶上新疆分企业发来了两个勘察合同需要办理,疫情下街上的打印社基本都关门了,情急之下联系设计咨询企业办公室人员帮助完成打印,盖完章后,马上顺丰快递给分企业。这件事情之后,王玉春主任安排安装了一台状况较好的台式电脑,更换了打印机墨盒等,为下一步开展工作创造了条件。
  2月14日,李洁华同志到企业值班,那天下大雪,早上出门是天上飘着雪,地下积着冰水,从家门走到西区大门口脚上穿的旅游鞋已然进了水,乘企业公务车到企业后,及时办理了苏州分企业朝阳区黑庄户乡朗辛庄村集体租赁住房项目地基处理设计计算书和图纸用章。
  这样的事例还有很多,这些看似平凡的小事,却印刻着疫情期间“逆行者”的忙碌身影和辛勤汗水,用章管理也是疫情防控的第一线。李洁华说“疫情下,做好企业用章管理工作,保障企业正常经营运行,是大家每一位员工应做的份内之事,我定尽职尽责,做好自己的本职工作。”
  在中基发展企业,还有很多个第一线,有很多的“逆行者”,他们的坚守为料峭春寒增添了温暖,虽然他们的事迹没有一线医护人员那样感天动地,但对于大家中基发展来说,他们就是这个春天逆着冰冷疫情开放的最早、最美的花朵。

 
 
 
  
 
 
   
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